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Zielgruppe

Chief Digital Officer, Führungskräfte mit Interesse an Digitalisierung und IT

Ihr Gewinn

Die Digitalisierung entwickelt sich rasant. Home Office, Videokonferenzen und eLearning sind Themen, die in den öffentlichen Verwaltungen mittlerweile zum Alltag gehören. Auch bei den Online-Zugängen für Bürgerinnen und Bürger hat sich viel bewegt. Die Künstliche Intelligenz ist bereits das nächste Thema, gleichzeitig sind noch etliche Digitalisierungsprojekte im Fluss. Eine Digitalisierungsstrategie entwickelt sich somit stetig weiter und endet nicht an den Rathaustüren.

Als Chief Digital Officer (CDO) sind Sie als Impulsgeber und Motor der Digitalisierung in der Verwaltung gefordert. Steuerungsunterstützend beraten Sie den Verwaltungsvorstand, entwickeln eine Digitalisierungsstrategie weiter und bringen diese nach vorn. Mit Ihrer Neugier für technische Entwicklungen haben Sie als zukünftiger CDO Trends im Blick und können diese für den Einsatz in Stadt und Verwaltung kritisch beleuchten. Aber - es gibt nicht „die“ Strategie. Vielmehr setzt jede Kommune ihre eigenen Schwerpunkte, sei es die Entwicklung zur Smart City, die Binnenorientierung, die Herausforderungen der Künstlichen Intelligenz oder der Fokus auf die Wirtschaft. Sie sind Bindeglied zwischen Rat, Verwaltung, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen und Institutionen. Die Vernetzung in die Fachbereiche erfolgt über den Digitallotsen.

Die CDO-Qualifizierung zeigt Ihnen zunächst Trends auf und wie Sie sich auf den Weg zu Ihrer passgenauen Digitalisierungsstrategie machen können. Digitalisierung kann nur gelingen, wenn Sie zeitgleich die Prozesse hinterfragen. Sie erhalten dazu Informationen aus erster Hand. Ein Überblick über Fördermöglichkeiten rundet dies ab. In der Funktion des CDO sind Sie das Gesicht der Digitalisierung in Ihrer Stadt und Verwaltung. Daher ist zu klären: Welche Rolle nehmen Sie in Ihrer Verwaltung ein und wie sollten Sie sich vernetzen? Dies erfordert auch eine enge Zusammenarbeit mit der IT. Erfahren Sie darum, wie dieser Bereich funktioniert.

Qualifizieren und vernetzen Sie sich als CDO!

Inhalte

Modul 1: Herausforderungen meistern - Digitalisierung und Aufgaben des CDO
Das Wort „Digitalisierung“ ist in aller Munde. Um diese aktiv zu gestalten braucht es Verantwortliche, die die Herausforderung annehmen und ihre Kommune auf diesem Weg voranbringen. Dies sind Sie als Chief Digital Officer. Was heißt voranbringen konkret? Welche Aufgaben werden beim CDO verankert? Welche Strategie geht mit welchen Aufgaben für Sie einher?

Herausforderungen

• Wie gestalte ich die Rolle des CDO im Kontext der Digitalisierung?
• Welches Verständnis habe ich davon?
• Wie finde ich heraus, wo meine Kommune steht?
• Welche Informationsquellen gibt es?

Wichtige Aspekte der Digitalisierung

• Neue Medien verändern Städte – auch Ihre Kommune?
• Wie können Werkzeuge der künstlichen Intelligenz (KI) kommunale Leistungen unterstützen?
• Open Data und Open Government – Chancen erkennen
• Internet der Dinge (IoT) – ein wichtiger Baustein für die Smart City
• Digitale Kommunikation
• Veränderungen durch mobiles Arbeiten und Home Office
• Barrierefreie Informationstechnik (BITV)
• Open Source und proprietäre Systeme?
• Wissensmanagement und Prozessmanagement – wie gehören die zur Digitalisierung?

Technische Systeme in Beispielen: Zusammenspiel von IT, Orga und CDO

• Serviceportal
• Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Einführung Aktenplan, Scannen von Papier

Weitere digitale Themen und Trends

• Clouds in der Verwaltung
• Agiles Arbeiten
• Künstliche Intelligenz
• Datenschutz und Datensicherheit: Zusammenarbeit mit ISB und DSB

Modul 2: Von der Strategie zum Controlling
Sie haben nun einen Überblick über mögliche Aufgaben und aktuelle Themen. Was fehlt, ist noch die Strategie! Reflektieren Sie daher die Ausgangssituation Ihrer Kommune und entwickeln Sie auf Basis Ihrer Vision eine Strategie für die Digitalisierung. Denn sie ist Ausgangspunkt für einen konkreten Umsetzungsfahrplan, in dem Sie Vorhaben und konkrete Projekte priorisieren und planen. Dies bedarf der laufenden Kontrolle und Steuerung.

Es existiert bereits eine Digiatlisierungsstrategie? Dann nurzen Sie diesen Baustein, um diese zu evaluieren und an aktuelle Themen anzupassen.

Sie wissen nun, wie Sie einen aktiven Prozess gestalten können und dabei den Erfolg der Digitalisierung in den Vordergrund stellen.

Aus Impulsen eine Strategie entwickeln

• Möglicher Inhalt einer Strategie – Wohin möchte meine Kommune?
• Varianten verschiedener Strukturen für eine Strategie verstehen und abwägen
• Eine Strategie entwickeln – konkret!
• Vom Entwurf zur Verabschiedung – mögliche Vorgehensweisen: Wen sollten, müssen und können Sie beteiligen?

Der konkrete Fahrplan als Basis für die Umsetzung

• Was kann realistisch erreicht werden?
• Was hat sich erledigt, was muss neu aufgenommen werden?
• Welche Projekte gibt es bereits und welche haben eine hohe Priorität?
• Varianten verschiedener Strukturen für einen Umsetzungsfahrplan verstehen und abwägen
• Aufbau des Umsetzungsfahrplans – Beispiele und konkretes Vorgehen

Controlling

• Welchen Stellenwert haben Kontrolle und Steuerung?
• Verschiedene Methoden der Projektkontrolle
• Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Effektivität berücksichtigen und positiv nutzen
• Erfolge feiern, Probleme beheben – die vielfältigen Aufgaben des CDO

Modul 3: Vernetzung innerhalb und außerhalb der Organisation
Die Digitalisierung ist so vielschichtig und komplex, dass ein CDO ohne ein Netzwerk nicht auskommt. Eine gute Zusammenarbeit mit IT und Organisationsentwicklung ist elementar. Als Multiplikatoren in den Fachbereichen sollten Sie Digitallotsen gewinnen. Überzeugen sollten Sie die politischen Vertreter und den Verwaltungsvorstand, denn sie sind der Motor für Veränderungen. Spätestens auf dem Weg zur Smart City muss der Blick über die Stadtgrenzen hinausgehen.

Ihr Netzwerk sollten Sie sich somit sowohl innerhalb als auch außerhalb der eigenen Organisation aufbauen. Wie dies geht, erfahren Sie hier!

Zusammenarbeit mit IT und Organisationsentwicklung

• Bedarfe feststellen

  • Prozesse analysieren
  • Standards definieren
  • Projektziel
  • (Projekt-)Beteiligten
  • Abgrenzungen und Zuständigkeiten

Digitallotsen gewinnen

• Digitallotsen als "Verbündete" im Umgang mit Widerständen, Ängsten und Sorgen

• Digitallotsen als kritische Masse an Beschäftigten, um den Kulturwandel in der Verwaltung aktiv voranzutreiben

Politik und Verwaltungsvorstand

• Sensibilisierung der politischen Vertretungen für das Thema der Digitalisierung: Aufmerksamkeit und finanzielle und personelle Ressourcen.
• Verwaltungsvorstand samt Bürgermeister*in stetig über die Entwicklungen informieren und bei wichtigen Veränderungen umfassend einbinden

Netzwerke außerhalb der Verwaltung

• Verbände, Unternehmen, Stadtwerke, Hochschulen und nicht zuletzt die Bürge- rinnen und Bürger
• Zusammenarbeit mit anderen Kommunen und öffentlichen Körperschaften
• Vernetzen mit anderen CDOs und Digitalisierungsbeauftragten im eigenen Bundesland und/oder deutschlandweit.
• Projekte auf Kreisebene und mit einzelnen Unternehmen in der Stadt

Modul 4: Sprache der IT
Die Digitalisierung ist abhängig von den Menschen, die die Hardware administrieren und die Softwareprogramme schreiben. Ohne sie ist keine reibungslose Funktion möglich, sie bilden das technische Rückgrat. Egal ob die Applikation „Open Source“ oder proprietär ist, auf „On-Premise-Servern“ oder in der „Cloud“ läuft und „agil“ oder „klassisch“ entwickelt wurde. Im Hintergrund arbeiten Spezialisten und diese haben ihre eigenen Communities und Fachbegriffe. Auch in anderen Bereichen begegnen uns unterschiedliche Vokabulare: Im Austausch mit Beratern und Agenturen im Business-Sektor gibt es andere Codes als bei Treffen mit Civic-Tech-Enthusiasten, Open-Data-Aktivisten und KI-„Nerds“ aus der „Community“.

Ein Verständnis der dahinterliegen Zusammenhänge, Fachbegriffe und Kulturen hilft Ihnen, Fachdiskussionen zu folgen, Motivationen zu verstehen und auch die Anliegen dieser wichtigen Zielgruppen in Ihrem Handeln berücksichtigen zu können.

Zielgruppengerechte Sprache

• Zielgruppen, Kontexte, Stakeholder
• Überblick über die Communities
• Kommunikation mit Experten

Technische Dimension der Digitalisierung

• Server, Softwareentwicklung, Systemadminstration
• Bits, Bytes und Gigabit
• 5 G, Internet, Darknet

Inhaltliche Dimension der Digitalisierung

• Data Science, Data Governance, Data Literacy
• Open Data, Open Source, Open Content
• Der Blick in verschiedene Fachbereiche

Modul 5: Finanzierung

Die Anschaffung, Erprobung und Entwicklung von digitalen Technologien hängt nicht zuletzt von den finanziellen Rahmenbedingungen einer Kommune ab. Gerade für kleinere und mittlere Kommunen, welche über eine eher geringe Steuerkraft verfügen, bilden insbesondere Förderprogramme eine geeignete Möglichkeit, eine digitale Agenda und dabei Unterstützung (z. B. bei hohen Neuinvestitionen) zu erhalten.

Lernen Sie daher Wege zur Förderung digitaler Maßnahmen kennen und verschaffen Sie sich einen Überblick über verschiedene Förderprogramme für Digitalisierungsprojekte. 

Kurzer Einstieg in das Zuwendungs- und Beihilferecht

Exemplarische Förderprogramme

• Breitbandförderung
• Digitalisierungsmaßnahmen für Schulen
• Digitalisierung kommunaler Verkehrssysteme
• Digitale Modellregionen und Smart Cities
• EFRE 2021-2027

Projektidee

• Gestaltung in frühen Planungsstadien
• Förderfähigkeit bestimmter Ausgaben
• Flexibilität im laufenden Verfahren
• Gruppenarbeit

Anhand eines Übungsantrages bearbeiten Sie die wesentlichen Prozessschritte und lernen Elemente des Verfahrens kennen.

Modul 6: Digitalisierungsdividende heben - mit strategischen Kooperationen gemeinsam Erfolge erzielen

Soll Digitalisierung wirklich Sinn machen und strategische Wirkungen entfalten, so sind auch die aktuellen und künftigen verwaltungsinternen Prozesse zu betrachten. Neben einer "Nabelschau" sind gerade für kleine und mittlere Kommunen strategische Kooperationen von Anfang an mit zu betrachten und frühzeitig strategisch zu initiieren. Insbesondere bei neuen Aufgaben, IT-Projekten (z.B. KI) und dem Fachkräftemangel können Kooperationen und/oder neue Formen der Arbeitsteilung ein entscheidender Erfolgsfaktor sein.

Aus dem Blickwinkel erfolgreicher Projekte aus der Verwaltungspraxis erhalten Sie Denkanstöße und Impulse für die weiteren Schritte Ihrer Digitalisierungsstrategie.

Verwaltungsdigitalisierung ist mehr als IT

• Strategie vor Organisation und Technik
• Prozesse, Prozesse und nochmals Prozesse
• Zauberformel Standardisierung?!
• Lohnende Option für kleine und mittlere Kommunen?

Interkommunale Zusammenarbeit als strategischer Hebel

• Design und Fördermöglichkeiten von Initialprojekten
• Von der Idee zur Umsetzung oder: Viele Wege führen (nicht nur) nach Rom
• Untersuchungsbereiche auswählen und Erkenntnisse skalieren
• Personal-, Organisations- und IT-entwicklung

Meilensteine und Stolpersteine

• Politik, Führung und Beschäftigte mitnehmen
• Querschnitt: Organisation, GkG und Steuerrecht
• Erfahrungen aus Praxisprojekten und Ausblicke